Unternehmensberatung digitalisieren: Mein eigener Stack

Es ist mir immer wieder aufgefallen: Berater sitzen in Meetings, predigen Digitalisierung — und arbeiten dann mit Word, Excel und Outlook. Das ist keine Heuchelei, sondern einfach Gewohnheit. Aber für mich war das nie okay. Wenn ich meinen Kunden erkläre, wie sie ihre Prozesse digitalisieren, muss ich das auch selbst vorlieben.

Vor fünf Jahren habe ich meinen eigenen Tech-Stack zusammengestellt. Nicht weil ich alle neuesten Tools testen wollte, sondern weil ich beweisen wollte: Man braucht nicht die teuren SaaS-Lösungen. Mit Microsoft 365 und Power Platform lässt sich eine vollständig digitalisierte Beratungsfirma bauen.

Hier ist, was ich tatsächlich nutze.

CRM: Dataverse + Model-Driven App

Salesforce? HubSpot? Nein. Ich nutze Dataverse mit einer selbstgebauten Model-Driven App.

Das klingt technischer als es ist. Dataverse ist im Grunde eine relationale Datenbank, die in Microsoft 365 integriert ist. Die Model-Driven App ist eine Oberfläche dafür — kein Code notwendig, nur konfiguriert.

Warum? Weil ich damit meine Kunden, Projekte und Kontaktdaten so strukturiere, wie ich sie tatsächlich brauche. Nicht wie HubSpot denkt, dass ich sie brauche. Und weil ich den Stack damit konsistent halte: alles in Microsoft, alles integriert.

Die App zeigt mir einen 360-Grad-Blick auf jeden Kunden — alle Projekte, offene Angebote, letzte Kommunikation, vertragliche Details. Alles auf einer Seite.

Projektmanagement: Planner + Custom Power App

Microsoft Planner ist gut für die Team-Kolloborationen. Aber für Zeit-Tracking und Stundenabrechnung brauchte ich mehr.

Also habe ich mir eine kleine Power App gebaut. Sie sitzt auf Dataverse und loggt Zeiten für jede Aufgabe. Am Ende des Monats kann ich direkt sehen: Projekt A hat 47 Stunden gekostet, Projekt B 63 Stunden. Das ist direkt mit der Abrechnung verlinkt.

Das ist Overhead, den viele ignorieren. Zeit ist das, wofür Kunden zahlen. Wenn du nicht weißt, wie viel Zeit du brauchst, kannst du nicht richtig abrechnen — und schon gar nicht lernen, besser zu werden.

Dokumentation: SharePoint + OneNote

Jeder Kunde hat einen SharePoint-Ordner. Darin: Alle Dokumente, Angebote, Verträge, strukturiert nach Projekt.

OneNote nutze ich für Besprechungsnotizen. Jeder Kunde hat ein Notizbuch. Nach jeder Sitzung (und ja, ich transkribiere sie mit Copilot) sind die Notizen automatisch dort. Kunden können selbst zugreifen — volle Transparenz.

Das ist nicht "sicher verstaut". Das ist "Kunde und ich arbeiten aus der gleichen Quelle".

Invoicing: Custom Power Automate Flow

Das ist das Geniale: Ein Power Automate-Flow, der mit meinem Zeiterfassungs-App verbunden ist.

Jeden Monat: Der Flow schaut auf alle geloggten Stunden, berechnet den Betrag, generiert eine PDF-Rechnung, sendet sie zum Kunden und loggt die Transaktion in Dataverse. Alles automatisch.

Kein exportieren, kein Word-Vorlage anpassen, kein manuelles Mailen. Die Rechnungstellung läuft sich selbst — das ist Prozessoptimierung im echten Leben.

Website: Next.js, gehostet auf Vercel

Meine Website ist ein Next.js-Projekt, das ich selbst gebaut habe. Ja, das ist ein bisschen Über-Engineering für eine Unternehmensberater-Website. Aber es gibt mir volle Kontrolle: Keine Vendor-Lock-in, schnell wie Licht, und ich kann es anfassen.

Gehostet auf Vercel. Kostet mich praktisch nichts, weil die meisten Anfragen kostenlos sind.

Das ist auch ein Statement: Zeige, dass ich Code verstehe. Kunden, die selbst entwickeln lassen, sehen, dass ich nicht einfach über eine Ebene spreche.

Kommunikation: Teams mit Client-Zugang

Teams ist standard. Was zählt: Ich gebe den Kunden Zugang zu dedizierten Channels. Das ist ihre Zentrale für Kommunikation mit mir — nicht E-Mail, nicht Slack. Teams.

Das ändert die Interaktion. Keine verschleppten E-Mail-Threads. Keine "versehentlich gelöschten" Anhänge. Alles ist dort, alles ist synchron.

Knowledge Base: SharePoint Wiki + Transkripte

Ich halte viele Besprechungen mit Kunden. Früher habe ich danach Notizen gemacht — handschriftlich oder in Word. Dann würde ich sie archivieren und… vergessen.

Jetzt nutze ich Copilot, um die Meetings zu transkribieren und direkt in eine strukturierte Notiz zu verwandeln. Diese landen in einer SharePoint-Wiki. Über Monate wächst da ein Institutional Knowledge auf — nicht für die Kunden, sondern für mich. Wann war diese Diskussion? Was war der Kontext? Wie haben wir das Problem gelöst?

Das ist Gold für Konsultation: Patterns sehen, schneller lernen, schneller besser werden.

Marketing: LinkedIn + Newsletter

Ich poste regelmäßig auf LinkedIn — Gedanken zu Digitalisierung, Learnings aus Projekten, Tools-Reviews. Organisch. Kein Influencer-Theater.

Die Newsletter "SMARTnetyx Insights" geht an Kunden und Interessierte. Kurz, direkt, wertvoll.

Das ist nicht sexy, aber es funktioniert. Leute verstehen, dass ich weiß, wovon ich rede.

AI: Claude + Copilot

Claude nutze ich für Content — Blogposts, Vorschläge, Code-Snippets. Copilot in Microsoft 365 für Zusammenfassungen, Strukturierungen, schnelle Anfragen.

Das ist kein "AI macht meine Arbeit". Das ist "AI macht Routinearbeit schneller, sodass ich mich auf den wertvollen Teil konzentriere".

Der Punkt: 80% mit Microsoft 365

Wenn du heute eine Beratungsfirma digitalisierst, brauchst du nicht zehn verschiedene Tools. Du brauchst Microsoft 365 Business Premium + Power Platform + KI.

Monatliche Kosten, bei mir:

• Microsoft 365 Business Premium: ~20 EUR/Monat
• Power Platform: 0 EUR (in Business Premium enthalten)
• Copilot: ~15 EUR/Monat
• Claude: ~20 EUR/Monat
• Vercel: kostenlos (im kostenlosen Tier)
• Gesamt: ~55 EUR/Monat

Salesforce? 165 EUR aufwärts. HubSpot? Ähnlich. Jira? Asana? Alle kostenpflichtig.

Ich zahle 55 EUR im Monat für eine vollständig digitalisierte Beratungsfirma — inklusive KI. Und ich kontrolliere jeden Prozess.

Das Geheimnis

Hier kommt das, das niemand gerne hört: Es ist nicht schwer. Es braucht nur Zeit und der Wille, es zu bauen statt zu kaufen.

Die meisten Berater nutzen teure SaaS-Tools, weil die Onboarding einfach ist. Aber die Lösung für dein Business ist nicht die Standard-Lösung.

Wenn du Digitalisierung verkaufst, sollte das sichtbar sein in dem, wie du arbeitest. Das ist nicht Marketing. Das ist Glaubwürdigkeit.

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