„Man muss sich klarmachen, dass jedes Dokument, was im Posteingang landet, Geld kostet."
So beschrieb es ein Projektleiter der Taler GmbH. Und er hat recht — nur dass es bei diesem Unternehmen nicht um ein paar Rechnungen geht, sondern um rund 700 Eingangsbelege pro Monat, verteilt auf 281 aktive Projekte in erneuerbaren Energien.
Die Taler GmbH betreibt überwiegend Photovoltaik-Anlagen, dazu Wind- und Biogasprojekte. 140 Kunden, wachsend. Das Problem: Mit jedem neuen Projekt steigt die Dokumentenflut — Rechnungen, Gutschriften, Kostenbescheide, Gebührenbescheide, Änderungsmitteilungen, Zinsbescheinigungen. Hochgerechnet auf das Jahr sind das etwa 8.000 Dokumente, Tendenz stark steigend.
Das Kernproblem: Wenn 2 % der Lieferanten die Hälfte der Arbeit verursachen
Die eigentliche Überraschung lag im Pareto-Effekt: Elf Energieversorgungsunternehmen — konkret zwei Prozent aller Lieferanten — verursachten rund die Hälfte aller Belege. Und genau diese Belege waren die schwierigsten: kWh-Tabellen, Redispatch-Zeilen, Direktvermarktungsabrechnungen. Jeder Lieferant mit eigenem Format, eigenen Belegnummern, eigenen Periodenangaben.
Die Ausgangslage war klassisch analog: Belege kamen per E-Mail, über Portale und gelegentlich per Post. Ein manuelles Auslesen, Auswerten und Zuordnen auf Kostenträger war bei hunderten Belegen pro Monat schlicht nicht mehr machbar.
Gleichzeitig fehlte eine systematische Sicht auf Soll- und Ist-Dokumente je Projekt und Monat. Wenn Belege nicht eintrafen oder zu spät kamen, bemerkte man die Lücken erst im Abgleich oder in der Buchhaltung. Der Monatsabschluss wurde dadurch zäh, kleinteilig und fehleranfällig.
Viele betriebswirtschaftliche und technische Auswertungen? Waren so gar nicht realisierbar.
Abbildung: Die Vielfalt der Dokumententypen — von Gutschriften über Monatsrechnungen bis zu Redispatch-Abrechnungen
Die Lösung: Ein zentrales System statt verteilter Excel-Tabellen
Der Leitgedanke war radikal einfach: Alles muss sauber, zentral und einheitlich erfasst werden. Dafür wurde ein einziger digitaler Eingang definiert — egal ob E-Mail, Portal oder Brief — alles landet im gleichen Importstrom und wird dort automatisch vom System erfasst, benannt, ausgelesen, kategorisiert, geprüft, exportiert und archiviert.
Feste Geschäftsregeln als Fundament
Statt Wildwuchs greifen jetzt klare Regeln: Belegnummern müssen eindeutig sein. Dokumententypen werden je Lieferant klar festgelegt — keine Synonyme, keine Ad-hoc-Begriffe. Periodische Leistungen tragen konsequent eine Von/Bis-Periode, bis hinunter auf Positionsebene bei Energiemengen. Die wichtigen EVU-Dokumente werden zusätzlich mit auswertungsrelevanten Merkmalen versehen.
Sollte ein Lieferant neu sein oder ein Beleg nicht komplett ausgelesen werden können, springt ein menschlicher Validierungsschritt ein. Das System läuft also überwiegend automatisch — Nutzer greifen nur bei Freigaben oder Ausnahmefällen ein.
Abbildung: Zentrale Übersicht aller aktiven Dokumente — jeder Beleg mit Status, Dokumententyp und Projektzuordnung
Von Excel-Tabellen zur Business-App
Die alten Excel-Mappen wurden als Ausgangspunkt genommen und in eine performante Datenbank und responsive App (Desktop, Tablet, Handy) überführt. Das Ergebnis: Statt widersprüchlicher Bezeichnungen gibt es eine Quelle der Wahrheit — Begriffe einheitlich, Perioden sauber, Versionierungen sichern Änderungen, Belegnummern OP-fest.
In der App gibt es drei zentrale Sichten:
Firmen — Hier sieht man das komplette Set an Dokumententypen des Lieferanten, die tatsächlich gelaufenen Belege, die relevanten Kennungen und das zugeordnete Freigeber-Team.
Projekte — Hier liegen die Daten für Soll-Belege (meistens drei Dokumente pro Projekt und Monat), die Soll-Erträge, die Leistung in kWp, dazu der Teams-Link auf den Projektraum und der Google-Maps-Standort.
Belege — Die gesamte Statuskette ist transparent: vom Eingang über Klassifikation und Validierung bis zur Freigabe, inklusive Vorschau, Dokumententyp, Ertragskategorie, Energiemengenpositionen mit Von/Bis und kWh sowie einer lückenlosen Workflow-Historie.
Abbildung: Detailansicht eines Belegs — links die Metadaten und der Prozessstand, rechts die Dokumentenvorschau
Klare Zuständigkeiten, schlanke Prozesse
Im zweiten Schritt wurden die Verantwortlichkeiten geschärft: Freigaben erteilen ausschließlich die Personen, die für den jeweiligen Lieferanten oder das konkrete Projekt explizit hinterlegt sind. Das eliminiert Ping-Pong-Schleifen und verkürzt Entscheidungswege.
Parallel wurde die kaufmännische Logik vor die Buchung gezogen: Belege werden bis zur Übergabe an DATEV vorkontiert, inklusive Kostenstellen und relevanter Metadaten. Der Steuerberater muss nicht mehr vorkontieren, sondern kann unmittelbar verbuchen. Die Abschlussphase wird ruhiger.
Business Process Flows sorgen dafür, dass jedes Dokument nur benötigte Schritte durchläuft. Entscheidungen und Freigaben sind nachvollziehbar dokumentiert, Korrekturschleifen werden seltener.
Reporting: Drei Sichten, die vorher unmöglich waren
1. Die Fehlbeleg-Matrix
Pro Projekt werden monatlich bis zu drei Soll-Dokumente erwartet — typischerweise Erzeugung, Direktvermarktung und Redispatch. Die Fehlbeleg-Matrix macht diese Erwartung sichtbar und markiert Lücken unmissverständlich.
Für Anwender heißt das: Keine Sucharbeit, keine stillen Ausfälle, sondern eine konkrete Abarbeitungsliste, priorisiert nach Bereich (PV, Wind, Biogas), Abrechnungsmodus und Zeitraum. Wer die Liste führt, steuert die Nachforderung an Lieferanten gezielt und verhindert, dass fehlende Belege erst im Monatsabschluss auffallen.
Abbildung: Die Fehlbeleg-Matrix — rot markierte Felder zeigen fehlende Soll-Dokumente pro Projekt und Monat
2. Kraftwerke: Technische Betriebsauswertung
Die zweite Sicht bringt technisches Geschehen und kaufmännische Abrechnung zusammen. Monat für Monat werden Anlagen-Zähler und EVU-Zähler gegenübergestellt; die Abweichung in Prozent ist sofort erkennbar und wird entlang der Ertragslogik aufgeschlüsselt: Einspeisung, Direktvermarktung, Eigenverbrauch, Redispatch.
Für Nutzer entsteht damit ein Frühwarnsystem: Ist es ein zeitlicher Versatz in der EVU-Abrechnung, ein geplanter Eigenverbrauch, eine Redispatch-Korrektur oder ein Mess-/Erfassungsfehler? Die Folge sind schnellere, faktenbasierte Entscheidungen — rechtzeitig Zählerstände prüfen, Abrechnungsmodalitäten mit dem EVU klären, Redispatch-Effekte bewerten, Prognosen und Soll-Erträge anpassen.
Abbildung: Technische Betriebsauswertung — Anlagen- und EVU-Zähler im Monatsvergleich mit farblich kodierten Abweichungen
3. Abrechnungssicht
Die dritte Sicht schließt die Lücke zwischen operativer Leistung und Cashflow. Pro Kunde und Projekt ist klar erkennbar, was weiterberechenbar ist und was bereits fakturiert wurde. Kein Posten bleibt liegen, kein Nachtrag geht verloren, keine doppelte Abrechnung.
Die unmittelbaren Effekte: Bessere Liquidität und ein sinkender DSO — weniger Nachforschungen zu „vergessenen" Leistungen, weniger Kredit-Notwendigkeit durch verspätete Einzüge, weniger Korrekturen durch versehentliche Doppelrechnungen.
Kurz gesagt: Die drei Sichten greifen ineinander. Die Fehlbeleg-Matrix stellt sicher, dass die Grundlagen vollständig sind. Die Projekt-Zeitreihen bewerten die inhaltliche Qualität und wirtschaftliche Bedeutung der Daten. Die Abrechnungssicht verwandelt erbrachte Leistung in planbaren Cashflow.
Die Ergebnisse
Die Effekte sind spürbar:
Der Monatsabschluss ist entlastet, weil das Team heute listenbasiert arbeitet statt ins Blaue zu suchen. Fehlende Dokumente je Projekt und Monat springen sofort ins Auge — Nacharbeit wird planbar und bleibt fokussiert.
Die Datenqualität steigt, weil Belegnummern, Dokumententypen und Perioden einheitlich gepflegt werden. Die Vorkontierung bis DATEV reduziert Rückfragen beim Steuerberater und spart Zeit.
Vor allem zahlt sich der Pareto-Fokus aus: Mit der Standardisierung der Top-11 EVUs ist bereits die halbe Arbeit im Griff — etwa zwei Prozent der Lieferanten decken rund 47–50 Prozent des Belegaufkommens ab. Der Rest lässt sich in kontrollierten Wellen nachziehen.
Die Nutzung von KI erleichtert das Auslesen von über 500 verschiedenen Lieferanten und noch mehr Dokumententypen. Ein Anlernen von Dokumententypen ist nicht mehr nötig — was die Einführungskosten des Systems wesentlich verringert.
Das System ist extrem skalierbar und damit für die steigende Dokumentenflut vorbereitet.
Die DATEV-Vorkontierung in diesem Projekt hat Parallelen zu unserem Rechnungsfreigabe-Workflow mit DATEV-XML-Schnittstelle, den wir für ein Planungsbüro umgesetzt haben. Und der Ansatz, branchenspezifische Power Apps als End-to-End-Lösung zu bauen, spiegelt sich auch in unserem Produkt-Konfigurator für die Sonnenschutztechnik wider.
Eingesetzte Technologie
- Microsoft Dataverse — Zentrale Datenbank für Belege, Projekte, Firmen und Dokumententypen
- Model-Driven App — Business-App für Desktop, Tablet und Handy mit Business Process Flows
- Power Automate — Automatisierte Belegverarbeitung, Freigaben, DATEV-Export
- Power BI — Fehlbeleg-Matrix, Kraftwerks-Zeitreihen und Abrechnungssicht
- Azure Document Intelligence — KI-gestütztes Auslesen von Dokumenten
- Azure Blob Storage — Dokumentenspeicherung
- REST API — Schnittstelle zu Monitoring-Systemen (inkl. AOMS)
- Microsoft Teams — Integration für Projekträume und Kommunikation
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