Ich sehe das regelmäßig: Unternehmen zahlen 20 EUR pro Nutzer pro Monat für M365 Business Premium. Das sind bei 50 Mitarbeitern bereits 12.000 EUR im Jahr. Und dann nutzt das Team Outlook und Word. Punkt.
Die gute Nachricht: Du bezahlst bereits für verdammt viel mehr.
Was drin ist, was du nicht nutzt
Power Automate? Inklusive. Power Apps (basic)? Inklusive. SharePoint, Teams, Forms, Lists, Planner? Alle enthalten. Du hast die Werkzeuge. Du zahlst dafür. Nur nutzt du sie nicht.
Das ist nicht deine Schuld. M365 ist ein Monster-Produkt. Niemand erklärt dir, was wo ist. Microsoft selbst schafft es nicht, das zu kommunizieren.
Die versteckte Kostenrechnung
Stellen wir uns vor, dein Team bräuchte die Funktionen woanders:
Rechnungsfreigabe-Workflow: Eine klassische Aufgabe. Mit DocuSign, Nintex oder anderen spezialisierten Tools zahlst du 200–500 EUR pro Monat. Dafür brauchst du Integration, Schulung, Support.
Mit Power Automate, das du schon hast? Kostenlos. Ein Freitag Arbeit. Fertig.
Einfache Business-App: Ein Kundenverwaltungstool für den Außendienst. Mit Mendix, OutSystems oder selbst entwickelt: 50–200 EUR pro Nutzer pro Monat. Bei 20 Außendienst-Mitarbeitern sind das 1.000–4.000 EUR monatlich.
Mit Power Apps? Wieder: schon bezahlt.
SharePoint-Intranet: Du brauchst keine externe Intranet-Lösung. Viele Unternehmen zahlen dafür 5.000–15.000 EUR für die Einrichtung plus monatliche Gebühren. SharePoint ist ungelenk, sicher. Aber es kostet dir nicht extra.
Approval-Prozesse, Dokumentenmanagement, einfache Datenbanken: Alles ist im Preis enthalten.
Ein reales Zahlenbeispiel
Ein mittelständisches Unternehmen, 80 Mitarbeiter:
- M365 Business Premium: 80 × 20 EUR × 12 = 19.200 EUR/Jahr
- Rechnungsfreigabe-Workflow (hätten es extern gekauft): 300 EUR × 12 = 3.600 EUR/Jahr
- Mobile-App für Kundendaten (hätten es extern gekauft): 100 EUR × 15 Nutzer × 12 = 18.000 EUR/Jahr
- Intranet (hätten es extern gekauft): 8.000 EUR einmalig, dann 2.000 EUR/Jahr
Total ohne Nutzung der M365-Features: 19.200 + 3.600 + 18.000 + 2.000 = 42.800 EUR/Jahr
Wenn du die M365-Features nutzt: 19.200 EUR/Jahr
Der Unterschied: 23.600 EUR pro Jahr. Beim einen Team. Nicht mitgerechnet: Zeitersparnis, weniger manuelle Fehler, schnellere Prozesse.
Warum nutzen das so wenige Unternehmen?
Drei Gründe:
1. Es ist nicht sichtbar. Microsoft verkauft dir Lizenzen, nicht die Lösung. Der Sales-Mensch sagt dir nicht: "Hey, mit diesem Paket kannst du auch Workflows automatisieren."
2. Es braucht jemanden, der es kann. Power Automate ist nicht Word. Du brauchst jemanden, der ein bisschen verstanden hat, was Low-Code ist. Das ist für viele Unternehmen eine Hürde.
3. Es ist Microsoft. Viele Unternehmen denken: M365 = Email und Office. Fertig. Dass dahinter eine ganze Plattform steckt, ist nicht angekommen.
Was macht Sinn?
Wenn du schon zahlst – nutze es.
Konkret:
- Prozess-Automatisierung: Wo laufen noch manuelle Workflows? Rechnungsfreigabe, Urlaubsanträge, Onboarding? Power Automate kann das.
- Einfache Apps: Wo würde ein Tool den Alltag leichter machen? Bestandsverwaltung, Servicetickets, Kundendaten? Power Apps kann das.
- Intranet / Knowledge Base: SharePoint ist nicht schön, aber es funktioniert. Und du zahlst dafür.
Du brauchst dafür Hilfe? Jemanden, der das aufbaut? Das ist fair. Aber die Lizenz-Kosten – die trägst du ohnehin.
Die unbequeme Wahrheit
Viele Unternehmen zahlen für Features, die sie nicht kennen. Sie kaufen dann Speziallösungen dafür – obwohl die Lösung längst im Budget ist.
Das ist keine Bosheit von Microsoft. Das ist mangelnde Kommunikation. Und deine Chance.
Schau dir an, was du zahlst. Nutze es. Oder höre auf, dafür zu zahlen.
Du brauchst Hilfe, das zu nutzen? Lass uns schauen, welche Prozesse bei dir automatisierbar sind. Kontakt
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