Allgemeine Geschäftsbedingungen

§ 1 Geltungsbereich

(1) Diese Allgemeinen Geschäftsbedingungen (nachfolgend „AGB“) gelten für sämtliche Beratungs-, Entwicklungs-, Schulungs- und Automatisierungsleistungen (nachfolgend „Leistungen“), die SMARTNETYX LTD (nachfolgend „Auftragnehmer“) für gewerbliche Kunden (nachfolgend „Auftraggeber“) erbringt.

(2) SMARTNETYX LTD ist ein in der Republik Zypern registriertes Unternehmen mit Sitz in Gladstonos 12-14, Paphos 08046, Zypern (Registernummer: HE 479019, USt-ID: CY60197929M).

(3) Die Leistungen des Auftragnehmers richten sich ausschließlich an Unternehmen, Selbstständige und Freiberufler, die in Ausübung ihrer gewerblichen oder selbstständigen beruflichen Tätigkeit handeln (B2B). Verbraucher sind von der Nutzung der Leistungen ausgeschlossen.

(4) Diese AGB gelten ausschließlich. Abweichende, entgegenstehende oder ergänzende Allgemeine Geschäftsbedingungen des Auftraggebers werden nicht Vertragsbestandteil, es sei denn, ihrer Geltung wird ausdrücklich schriftlich zugestimmt.

(5) Diese AGB gelten auch für alle zukünftigen Geschäftsbeziehungen, auch wenn sie nicht nochmals ausdrücklich vereinbart werden.

(6) Die Leistungen gliedern sich in drei Bereiche, deren besondere Bedingungen in den Teilen B, C und D dieser AGB geregelt sind: (a) Retainer-Services (Teil B), (b) Projektleistungen (Teil C), (c) Schulungs- und Academy-Leistungen (Teil D).

§ 2 Vertragsgegenstand

(1) Der Auftragnehmer erbringt digitale IT-Dienstleistungen insbesondere in folgenden Bereichen:

• Microsoft Power Platform (Power Apps, Power Automate, Power BI, Dataverse)
• Microsoft 365 Administration, Optimierung und Governance
• Prozessautomatisierung und Digitalisierung
• Azure AI Services, Document Intelligence und Integration
• IT-Infrastruktur, Security und Endpoint Management (Microsoft Intune)
• Power BI Dashboards, DAX-Entwicklung und paginierte Reports
• DATEV-Integration und Schnittstellenentwicklung
• Schulungen, Workshops und Citizen Developer Coaching
• Microsoft-Lizenz-Reselling als Indirect Reseller (CSP)

(2) Die konkreten Leistungen, Laufzeiten und Konditionen werden in individuellen Angeboten, Retainer-Vereinbarungen oder Projektverträgen festgelegt.

(3) Der Auftragnehmer schuldet die ordnungsgemäße Erbringung der vereinbarten Leistungen nach dem Stand der Technik. Eine bestimmte Erfolgsgarantie wird nicht übernommen, sofern nicht ausdrücklich schriftlich vereinbart.

§ 3 Vertragsschluss

(1) Angebote des Auftragnehmers sind freibleibend und unverbindlich.

(2) Ein Vertrag kommt zustande durch schriftliche Auftragsbestätigung (E-Mail genügt) oder durch Aufnahme der Leistungserbringung nach Auftragserteilung.

(3) Angebote gelten 30 Tage ab Erstellung, sofern im Angebot nicht anders angegeben.

§ 4 Vergütung und Zahlung

(1) Die Vergütung richtet sich nach dem vereinbarten Angebot. Sämtliche Preise verstehen sich in Euro (EUR) netto zuzüglich der jeweils geltenden gesetzlichen Umsatzsteuer, sofern anwendbar.

(2) Standardmäßig werden Projekte zu Festpreisen angeboten.

(3) Rechnungen sind innerhalb von 14 Tagen nach Rechnungsstellung ohne Abzug zur Zahlung fällig, sofern nicht anders vereinbart.

(4) Bei Zahlungsverzug werden Verzugszinsen in Höhe von 9 Prozentpunkten über dem Basiszinssatz gemäß § 288 Abs. 2 BGB berechnet.

(5) Retainer-Zahlungen erfolgen gemäß dem vereinbarten Zahlungsplan (monatlich/quartalsweise/jährlich).

§ 5 Lizenz-Reselling (Microsoft CSP)

(1) Der Auftragnehmer ist autorisierter Microsoft Cloud Solution Provider (CSP) Partner.

(2) Lizenzkosten werden monatlich zu aktuellen Microsoft-Listenpreisen zzgl. vereinbarter Marge abgerechnet.

(3) Der Auftraggeber ist für die Einhaltung der Microsoft-Lizenzbedingungen selbst verantwortlich.

(4) Lizenzänderungen (Upgrades, Downgrades, Kündigungen) bedürfen einer schriftlichen Mitteilung mit 30 Tagen Vorlauf.

(5) Der Auftragnehmer erbringt Lizenzmanagement und -optimierungsberatung im Rahmen der M365-Enablement-Leistungen.

§ 6 Mitwirkungspflichten des Auftraggebers

(1) Der Auftraggeber stellt alle für die Leistungserbringung benötigten Informationen, Zugänge und Ressourcen rechtzeitig und vollständig bereit.

(2) Verzögerungen, die auf fehlende Mitwirkung zurückzuführen sind, gehen zu Lasten des Auftraggebers.

(3) Der Auftragnehmer ist berechtigt, bei erheblichen Mitwirkungsverzögerungen die Projektlaufzeit entsprechend anzupassen.

§ 7 IT-Sicherheitsanforderungen

(1) Der Auftragnehmer empfiehlt dringend, die Microsoft Security Defaults im Microsoft-Tenant des Auftraggebers zu aktivieren oder äquivalente Sicherheitsrichtlinien über Conditional Access Policies umzusetzen. Dies umfasst insbesondere die Aktivierung von Multi-Faktor-Authentifizierung (MFA) für alle Benutzer.

(2) Der Auftragnehmer verpflichtet sich, beim Zugriff auf Systeme des Auftraggebers sichere Verbindungen (VPN, verschlüsselte Kanäle) zu verwenden.

(3) Sicherheitsvorfälle sind von beiden Parteien unverzüglich zu melden.

(4) Der Auftragnehmer befolgt beim Arbeiten in Mandanten des Auftraggebers die Microsoft Security Best Practices.

§ 8 Geheimhaltung und Datenschutz

(1) Beide Parteien verpflichten sich, alle im Rahmen der Zusammenarbeit bekannt gewordenen vertraulichen Informationen geheim zu halten und nicht an Dritte weiterzugeben.

(2) Diese Verpflichtung gilt auch nach Beendigung des Vertrages für die Dauer von 3 Jahren.

(3) Die Verarbeitung personenbezogener Daten erfolgt auf Grundlage einer gesonderten Auftragsverarbeitungsvereinbarung (Art. 28 DSGVO), sofern anwendbar.

§ 9 Nutzungsrechte und geistiges Eigentum

(1) Mit vollständiger Bezahlung der vereinbarten Vergütung überträgt der Auftragnehmer dem Auftraggeber alle für den vertragsgemäßen Gebrauch erforderlichen Nutzungsrechte an den erstellten Arbeitsergebnissen.

(2) Das Urheberrecht verbleibt beim Auftragnehmer.

(3) Wiederverwendbare Komponenten (z. B. Templates, generische Flows) verbleiben im Eigentum des Auftragnehmers.

(4) Der Auftraggeber darf Nutzungsrechte ohne schriftliche Zustimmung des Auftragnehmers nicht unterlizenzieren oder übertragen.

§ 10 Haftung

(1) Der Auftragnehmer haftet unbeschränkt für Schäden aus der Verletzung des Lebens, des Körpers oder der Gesundheit sowie für vorsätzliche und grob fahrlässige Pflichtverletzungen.

(2) Bei leicht fahrlässigen Verletzungen wesentlicher Vertragspflichten ist die Haftung auf den vorhersehbaren, vertragstypischen Schaden begrenzt, maximal auf den Netto-Auftragswert des jeweiligen Vertrags.

(3) Eine weitergehende Haftung ist ausgeschlossen.

§ 11 Gewährleistung

(1) Bei Mängeln hat der Auftragnehmer das Recht zur Nacherfüllung (Nachbesserung oder Neulieferung).

(2) Schlägt die Nacherfüllung zweimal fehl, kann der Auftraggeber die Vergütung mindern oder vom Vertrag zurücktreten.

(3) Die Gewährleistungsfrist beträgt 12 Monate ab Abnahme.

(4) Mängel sind unverzüglich schriftlich zu melden.

§ 12 Höhere Gewalt

(1) Keine der Parteien haftet für die Nichterfüllung vertraglicher Pflichten aufgrund höherer Gewalt (Naturkatastrophen, Pandemien, Krieg, Sanktionen, Streiks, Stromausfälle, Internetausfälle).

(2) Die betroffene Partei hat die andere Partei unverzüglich zu benachrichtigen.

(3) Dauert die höhere Gewalt länger als 3 Monate, kann jede Partei den betroffenen Vertrag kündigen.

§ 13 Änderungen der AGB

(1) SMARTNETYX LTD behält sich das Recht vor, diese AGB zu ändern.

(2) Änderungen werden dem Auftraggeber mindestens 30 Tage vor Inkrafttreten mitgeteilt.

(3) Widerspricht der Auftraggeber nicht innerhalb von 30 Tagen, gelten die geänderten AGB als angenommen.

§ 14 Anwendbares Recht und Gerichtsstand

(1) Es gilt das Recht der Republik Zypern unter Ausschluss des UN-Kaufrechts (CISG).

(2) Gerichtsstand ist Paphos, Zypern.

§ 15 Salvatorische Klausel

Sollten einzelne Bestimmungen dieser AGB unwirksam sein oder werden, bleibt die Wirksamkeit der übrigen Bestimmungen unberührt. Die unwirksame Bestimmung ist durch eine wirksame zu ersetzen, die dem wirtschaftlichen Zweck der unwirksamen Bestimmung am nächsten kommt.

§ 16 Retainer-Modelle

(1) SMARTNETYX LTD bietet folgende Retainer-Modelle an:

• Support Retainer: 4 Std./Monat, Mindestlaufzeit 3 Monate, monatliche Zahlung
• Standard Retainer: 10 Std./Monat, Mindestlaufzeit 6 Monate, monatliche oder quartalsweise Zahlung
• Intensiv Retainer: 20 Std./Monat, Mindestlaufzeit 12 Monate, monatliche/quartalsweise/jährliche Zahlung
• Hybrid Retainer: Individuelle Kombination, individuelle Konditionen

(2) Genauer Umfang, Stundenkontingent und Preise ergeben sich aus der individuellen Retainer-Vereinbarung.

§ 17 Stundenverwendung und Flexibilität

(1) Stunden können innerhalb des Monats flexibel eingesetzt werden.

(2) Stunden sind nicht zwischen verschiedenen Retainern übertragbar.

(3) Bestehen mehrere Retainer, werden Stunden aus dem jeweils vereinbarten Retainer verwendet.

§ 18 Verfallen von Stunden

(1) Nicht genutzte Stunden verfallen am Monatsende und können nicht übertragen werden, sofern nicht anders vereinbart.

(2) Ausnahme: Bei jährlicher Zahlung können bis zu 10 % des jährlichen Gesamtstundenkontingents in den Folgemonat übertragen werden.

§ 19 Überschreitung von Stunden

(1) Bei Überschreitung des Stundenkontingents informiert der Auftragnehmer den Auftraggeber vor der Überschreitung.

(2) Zusätzliche Stunden werden zum im Retainer-Vertrag definierten Stundensatz abgerechnet.

(3) Der Auftraggeber kann eine monatliche Obergrenze für zusätzliche Stunden festlegen.

§ 20 Leistungsabgrenzung: Support vs. Retainer-Tätigkeiten

(1) Support-Tätigkeiten (Support Retainer) umfassen: Fehlerbehebung, kleinere Anpassungen, Benutzerfragen, Konfigurationsänderungen, Lizenzverwaltung, kleinere Bugfixes.

(2) Retainer-Tätigkeiten (Standard/Intensiv/Hybrid) umfassen: komplexe Power-Apps-Entwicklung, große System-Rollouts und Migrationen, strategische Beratung, umfangreiche Automatisierungsprojekte, externe API-Integrationen, ganzheitliche Geschäftslösungen.

(3) Stunden aus Support Retainern können ausschließlich für Support-Tätigkeiten verwendet werden, nicht für Projektarbeit.

(4) Unklare Zuordnungen werden im Vorfeld besprochen.

§ 21 Retainer-Laufzeit und Kündigung

(1) Die Mindestvertragslaufzeit richtet sich nach dem gewählten Retainer-Modell.

(2) Der Vertrag endet automatisch mit Ablauf der vereinbarten Laufzeit, sofern keine Verlängerung vereinbart wird.

(3) Bei 12-Monats-Retainern besteht nach Ablauf die Möglichkeit zur monatlichen Verlängerung zu den bisherigen Konditionen, sofern eine Mindestankündigungsfrist von einem Monat vor Vertragsende eingehalten wird (Bonus-Verlängerung). Diese Option kann mehrfach genutzt werden. Wird der Ablauf unterbrochen, endet die Bonus-Regelung.

(4) Das Recht zur außerordentlichen Kündigung aus wichtigem Grund bleibt unberührt.

(5) Kündigungen bedürfen der Schriftform. E-Mail genügt.

§ 22 Pausierung

(1) Bei urlaubs- oder krankheitsbedingter Abwesenheit des Auftragnehmers wird die Vertragslaufzeit entsprechend pausiert oder verlängert. Bei Abwesenheiten von mehr als 4 Wochen kann der Zahlungsplan auf Wunsch pausiert werden.

(2) Der Auftraggeber kann den Retainer über Weihnachten oder in Betriebsferien bis zu 3 Wochen pro Fall pausieren, maximal 6 Wochen pro Retainer-Laufzeit. Die Pausierung muss mindestens 2 Wochen im Voraus angekündigt werden.

(3) Vereinbarte Pausierungen verlängern die Vertragslaufzeit entsprechend, sodass das volle Leistungsvolumen zur Verfügung steht.

(4) Vom Auftraggeber veranlasste Pausierungen haben keinen Einfluss auf den Zahlungsplan.

§ 23 Vorzeitige Beendigung im gegenseitigen Einvernehmen

(1) Muss ein Retainer aus außergewöhnlichen Gründen vorzeitig beendet werden (z. B. Geschäftsaufgabe, schwere Krankheit), kann dies im gegenseitigen Einvernehmen erfolgen.

(2) Es wird eine faire Lösung hinsichtlich genutzter Stunden und verbleibender Laufzeit verhandelt.

(3) Dies ist eine optionale Kulanzregelung; ein Rechtsanspruch besteht nicht.

§ 24 Transparentes Reporting

(1) Der Auftraggeber erhält einen Zugangslink zu einem transparenten Zeiterfassungssystem (derzeit Clockify).

(2) Der Auftraggeber kann jederzeit einsehen: auf den Retainer gebuchte Leistungen, genutzte Stunden pro Monat sowie detaillierte Tätigkeitsbeschreibungen.

§ 25 Kommunikation bei Retainer-Services

(1) Alle Retainer-Kunden nutzen E-Mail als Standard-Kontaktmedium.

(2) Auftraggeber mit Support Retainer erhalten zusätzlich die Möglichkeit, den Auftragnehmer als Gastbenutzer direkt in ihrem Microsoft-Mandanten über Teams zu kontaktieren.

§ 26 Projektverträge

(1) Projektleistungen basieren auf individuellen Angeboten. Das Angebot enthält Leistungsumfang, Zeitplan und Vergütung.

(2) Projekte werden standardmäßig zu Festpreisen angeboten, sofern nicht anders vereinbart.

(3) Umfangsänderungen bedürfen einer schriftlichen Vereinbarung (Change Request). Der Auftragnehmer erstellt hierzu eine separate Aufwandsschätzung.

§ 27 Abnahme

(1) Nach Fertigstellung der vereinbarten Leistung wird der Auftraggeber aufgefordert, diese abzunehmen.

(2) Die Abnahme gilt als erteilt, wenn: (a) der Auftraggeber die Abnahme schriftlich erklärt, (b) der Auftraggeber die Lösung in Produktion nimmt, oder (c) innerhalb von 10 Werktagen nach Fertigstellungsmeldung keine begründeten Mängel gemeldet werden.

§ 28 Anforderungsanfrage-Prozess

(1) Für neue Anforderungen innerhalb eines laufenden Projekts oder Retainers gilt folgender Prozess:

• Quick Assessment (bis zu 15 Min. kostenfrei pro Teilanforderung): Der Auftragnehmer analysiert und dokumentiert die Anforderung.
• Aufwandsschätzung: Der Auftraggeber erhält eine Schätzung der voraussichtlich benötigten Stunden.
• Entscheidung des Auftraggebers: Umsetzung aus dem Retainer-Budget, Beauftragung als separates Projekt oder Zurückstellung/Stornierung.

§ 29 Schulungs- und Academy-Leistungen

(1) Besondere Bedingungen für Schulungen, Workshops und das Intensivprogramm (Power Platform Academy) werden in separaten Academy-AGB geregelt.

(2) Teil A dieser AGB gilt ergänzend für Academy-Leistungen, sofern die Academy-AGB keine abweichenden Regelungen enthalten.

(3) Academy-Leistungen richten sich ausschließlich an Unternehmen, Selbstständige und Freiberufler (B2B). Für die Buchung ist die Angabe eines Firmennamens und einer gültigen USt-ID erforderlich.