AI Rechnungsprozess mit Bearbeitungszeit unter 3 Min., Freigabe in weniger als 24 Std. und Skonto-Quote unter 95%.
Mit Microsoft 365 und Power Automate, das ihr schon habt - kein neues System.
Ich zeige dir in 30 Minuten, was mit eurem Microsoft Account möglich ist.
Kommt dir das bekannt vor?
Eure Rechnungsfreigabe kostet euch jeden Monat Geld - auch wenn niemand drüber redet.
Dieser Prozess kostet uns soviel Zeit.
20.000 Rechnungen pro Jahr. Zweimal ausgedruckt. 6000+ Stunden Verwaltungsarbeit für einen einzigen Prozess.
Wir verlieren mehr Skonto, als der Prozess wert ist.
Bei 2 % Skonto auf 5 Mio Einkaufsvolumen sind das 100.000 € pro Jahr - verschenkt, weil Freigaben zu lange dauern.
Ich weiß nicht wo die Rechnungsmappe ist?
Ausgedruckt, in einen Pappdeckel geleckt, dann von Schreibtisch zu Schreibtisch. Wer gerade nicht da ist, hält den Prozess auf - und niemand weiß, wo die Mappe gerade liegt.
Wer ist denn für die Rechnung zuständig?
Belege wandern durch Abteilungen, weil die Zuständigkeiten unklar sind. Das Skonto läuft ab.
Ich weiß gar nicht, ob alle Rechnungen schon freigegeben sind.
Keine Übersicht, welche Rechnungen hängen. Kein Skonto genutzt. Steuerberater wartet.
Der Steuerberater braucht noch die fehlenden Belege.
Belege fehlen, Zuordnung unklar, Rückfragen statt Auswertungen. Jede Woche dieselbe Schleife - und das Honorar steigt, je länger es dauert.
Was Kunden im Durchschnitt gewinnen
Lass uns in einem Gespräch herausfinden, was für euch möglich ist. Danach hast du einen Plan wie ihr massiv Zeit sparen könnt.
Die Lösung
Euer bestehender Microsoft-Account.
Teams, Outlook, SharePoint und Power Automate arbeiten zusammen. Wir passen den Freigabeprozess an eure Buchhaltung an - von Rechnungseingang über Kontierung und Freigabe bis zur DATEV-Übergabe. Das Ergebnis läuft automatisch, auch wenn niemand draufschaut.
Dadurch findet kein Systemwechsel statt.
Wie einfach der Prozess sein kann?
Vorher 9 manuelle Schritte. Nachher 2.
Brief aufmachen oder ins Lieferanten-Portal einloggen müsst ihr selbst. Und der Klick zur Freigabe - den wollt ihr behalten, wegen der Compliance.
Kundenstimmen
Was Kunden nach der Umstellung sagen
Wir haben 500 Stunden Verwaltungsarbeit pro Jahr eingespart. Aber wichtiger: das Skonto ziehen wir wieder zu 95 % statt 73 %. Das ist unten drunter ein sechsstelliger Betrag.
Vorher wusste ich nicht, wo welche Rechnung wo hängt. Heute öffne ich das Dashboard und sehe alles auf einen Blick - welche Rechnungen noch fehlen, welche auf Freigabe warten und kann es mir alles zurecht filtern.
Nimm dir 30 Minuten Zeit eure konkrete Möglichkeiten zu Analysieren. Danach hast du Klarheit wie schnell sich ein automatisierter Prozess realisieren lässt.
Beispielprojekte
Drei umgesetzte Rechnungsfreigabe-Prozesse
Echte Branchen, echte Zahlen, echte Setups.
500–800 Belege monaltich direkt in DATEV
GPT liest Lieferant, Betrag und Konto aus, Freigabe in Teams, Power Automate gibt die Daten via XML-Export an DATEV weiter. 0 Ausdrucke, ~3 Min pro Beleg statt 15 - Skonto-Quote über 95 %.
Rechnungsmappe abgeschafft - Freigabe in Teams
Vorher 8.000 € Skonto-Verlust pro Jahr durch verpasste Fristen. Heute Freigabe per 1 Klick in Teams, Belege fliessen via OneDrive Belegtransfer sauber zum Steuerberater.
Rechnungen direkt in Lexoffice - ohne Drittsystem
~1500 Eingangsrechnungen pro Monat aus Outlook automatisch ins Lexoffice. Der Steuerberater greift direkt im Lexoffice zu - keine Email-Übergabe, keine doppelte Pflege.
Was kostet euer Prozess?
Rechne dein Einsparpotenzial jetzt direkt durch!
Was bindet ihr an Ressourcen? Was wäre möglich?
Passe den Stundensatz, Anzahl Rechnungen, die Schritte und weiteres an.
| Prozessschritt | Anzahl | Dauer (Min.) | Kosten/Monat | Einsparung % | Einsparung/Monat | ||
|---|---|---|---|---|---|---|---|
| IST-Zustand | SOLL nach Automatisierung | ||||||
| 700 € | 665 € | ||||||
| 350 € | 350 € | ||||||
| 350 € | 350 € | ||||||
| 1.750 € | 1.488 € | ||||||
| 700 € | 630 € | ||||||
| 1.050 € | 1.050 € | ||||||
| 1.050 € | 788 € | ||||||
| 30 € | 21 € | ||||||
| GESAMT | 5.980 € | 5.341 € | |||||
Ergebnis
Du weisst jetzt, wo die Zeit verloren geht. Lass uns jetzt schauen, wie du das konkret umsetzen kannst? Keine Automation bedeutet Verschwendung von Zeit und Geld.
Anforderungs-Check
Was dein Rechnungsfreigabe-Prozess können muss
Diese Anforderungen tauchen bei fast jedem Projekt auf.
Schnittstelle zu Buchhaltungssystemen
DATEV, Lexoffice oder sonstige API zum Steuerberater
Skonto-Tracking vor der Freigabe
Nicht erst danach - Skonto hat Priorität
Freigabe direkt in Teams, Outlook oder per Handy / Tablet
kein neuer Login - super schnelle Freigabe
Automatische Vorkontierung
Lieferant, Projekt, Beträge und Kostenstelle automatisch auslesen
Automatische Zuweisung an den richtigen Freigeber
Kein „Wer ist dafür zuständig?“ mehr
Flexible smarte Freigabestufen
einstufig, mehrstufig oder regelbasiert
Automatische Erinnerungen bei offenen Freigaben
kein manuelles Nachfragen - automatische Alarme
GoBD-konforme Belegarchivierung
zusätzlich zum Buchhaltungssystem
Audit-Log
alle Freigabeaktionen protokolliert
Berechtigungskonzept mit Rollen und Rechten
Jeder sieht nur die Rechnungen die für ihn bestimmt sind
Erkennst du mehr als 5 davon?
Dann lass uns jetzt reden.
Dein nächster Schritt
Du weisst, wo bei euch Zeit verloren geht.
Ich zeige dir in 30 Minuten, was konkret möglich ist - mit dem, was ihr schon habt. Wenn es passt, machen wir den nächsten Schritt. Wenn nicht, habt ihr trotzdem Klarheit.