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Zettel, Rückfahrt, Nachfrage — der alte Prozess
Ein Sonnenschutz-Handwerksbetrieb im Raum Düsseldorf. Ca. 30 Mitarbeiter, davon 10 im Innendienst und 20 im Außendienst. Das Unternehmen verkauft und montiert Markisen, Jalousien und Rollläden — Produkte mit dutzenden Konfigurationsmöglichkeiten: Modell, Maß, Stoff, Farbe, Antriebsart, Motor, Montagedetails.
Der bisherige Prozess: Der Außendienstler fährt zum Kunden, notiert die Maße auf einem Block, macht Fotos mit dem Handy, fährt zurück ins Büro und gibt alles ins System ein. Das Angebot wird händisch erstellt und per E-Mail verschickt — oft erst Tage später.
Die Probleme waren vorhersehbar: Kunden warteten. Deals kühlten ab. Angebote waren inkonsistent, weil jeder Vertreter seine eigene Methode hatte. Preisfehler durch falsche Kombinationen. Und alles verstreut über E-Mails, lokale Ordner und Excel-Listen.
Hintergrund waren klassische Verschwendungsarten aus dem Lean-Management: unnötige Transporte (Rückfahrt ins Büro), Wartezeiten (Kunde wartet auf Angebot), Nacharbeit (Fehler in der Konfiguration), nicht genutzte Kreativität (Außendienst als reiner Datensammler).
Die Lösung: Konfigurieren, Kalkulieren, Unterschreiben — vor Ort
Ich habe eine Produkt-Konfigurator-App auf Basis von Microsoft Power Apps entwickelt, die den gesamten Prozess von der Angebotserstellung bis zur Rechnungsstellung abdeckt.
Der Logikbaum
Das Herzstück ist ein konfigurierbarer Logikbaum, der den Außendienstler Schritt für Schritt durch die Konfiguration führt: Modell → Maße → Stoff → Farbe → Antriebsart → Motor → Montagedetails. Regeln verhindern ungültige Kombinationen und falsche Preise. Maße werden einmal eingegeben — die App rechnet sofort.
Automatische Dokumentenerstellung
Aus den Konfigurationsdaten werden automatisch vier Dokumente generiert:
Kundenangebot — Professionelles PDF mit allen Positionen, Preisen und Optionen. Wird direkt über Adobe Acrobat Sign zur E-Signatur versendet.
Auftragsbestätigung — Wird automatisch erstellt, sobald der Kunde das Angebot annimmt.
Hersteller-Bestellschein — Mit der exakten Konfiguration, damit der Lieferant sofort fertigen kann. Keine Rückfragen, keine Missverständnisse.
Übergabeprotokoll — Nach der Montage wird die Übergabe digital auf dem Tablet bestätigt.
Abbildung: Die Konfigurator-App führt den Außendienst Schritt für Schritt durch Produktauswahl, Maßeingabe und Preiskalkulation
Lückenlose Dokumentenablage
Alle erstellten Dokumente und E-Mails werden automatisiert in SharePoint abgelegt — strukturiert nach Angebotsnummer, Kunde und Projekt. Wichtig: Nicht nur nach Dateinamen sortiert, sondern mit echten Metadaten (Kunde, Projektnummer, Produkttyp, Status, Datum). Das macht die Ablage durchsuchbar und filtierbar.
Kundenzufriedenheit messen
Nach der Montage wird automatisch eine Microsoft Forms Zufriedenheitsumfrage versendet. Die Antworten fließen zurück ins System und ermöglichen gezieltes Follow-up bei unzufriedenen Kunden.
Abbildung: Automatisch generiertes Angebots-PDF — professionell, fehlerfrei und bereit zur E-Signatur
Der End-to-End-Prozess im Überblick
- Vor-Ort-Termin — Außendienstler öffnet die App auf dem Tablet, konfiguriert das Produkt mit dem Kunden zusammen
- Angebot — PDF wird automatisch generiert und per Adobe Sign zur Unterschrift versendet
- Auftragsbestätigung — Nach Kundenunterschrift wird automatisch die Bestellung an den Hersteller ausgelöst
- Wareneingang — Lieferung wird gescannt, Lagerort erfasst
- Montageplanung — Die Planung erhält einen Auftrag über Teams Approvals, Montageunterlagen werden automatisch gedruckt
- Montage & Übergabe — Digitales Übergabeprotokoll auf dem Tablet
- Rechnung — Ausgangsrechnung wird erstellt, freigegeben und versendet
- Kundenfeedback — Automatische Zufriedenheitsumfrage via Microsoft Forms
Abbildung: Das Team wird über Microsoft Teams automatisch über neue Angebote, Bestellungen und Freigaben informiert
Die Ergebnisse
Angebote passieren jetzt vor Ort. Kunden erhalten ein professionelles Angebot sofort — kein Warten, kein Nachtelefonieren. Die Conversion-Rate steigt, Fehler sinken.
Der Innendienst hört auf, nachzutippen. Keine manuelle Datenerfassung, keine Korrekturen von Konfigurationsfehlern. Die App erzwingt valide Eingaben.
Lieferanten erhalten vollständige Bestellungen. Standardisierte Bestellscheine statt handgeschriebene Notizen. Weniger Rückfragen, schnellere Lieferung.
Alles ist an einem Ort und leicht zu finden. SharePoint mit Metadaten statt lokaler Ordner. Jeder Mitarbeiter kann den Auftragsstatus jederzeit einsehen.
Neue Reporting-Möglichkeiten — erstmals kann das Unternehmen Angebots- und Auftragshistorien auswerten, die zuvor nicht möglich waren.
Einen ähnlich ganzheitlichen Ansatz mit Power Apps und Dataverse haben wir für ein Energieunternehmen mit 281 Kraftwerksprojekten umgesetzt — dort mit Fokus auf Belegmanagement und Power BI Reporting. Auch der DATEV-Export der Ausgangsrechnungen folgt demselben Prinzip: durchgängig digital, keine Medienbrüche.
Eingesetzte Technologie
- Microsoft Power Apps — Canvas App für geführte Konfiguration und Maßeingabe
- Microsoft Dataverse — Produktkatalog, Optionen, Regeln und Preislisten
- Power Automate — PDF-Erstellung, Adobe Sign-Versand, Statusverfolgung, Benachrichtigungen
- SharePoint — Dokumentenablage mit Metadaten-Taxonomie
- Microsoft Teams — Genehmigungen und interne Kommunikation
- Adobe Acrobat Sign — Elektronische Signatur für Angebote und Übergabeprotokolle
- Microsoft Forms — Kundenzufriedenheitsumfrage
- DATEV — Export der Ausgangsrechnungen
Papierbasierte Angebotserstellung in Ihrem Handwerksbetrieb? Strategie-Gespräch buchen — ich zeige Ihnen, wie das digital geht.
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