Marge je Projekt: Warum dein Stundensatz allein nichts sagt

Du schreibst ein Angebot über 9.600 Euro Festpreis. Geplant sind 80 Stunden, das sind 120 Euro pro Stunde. Das Projekt läuft, der Kunde hat noch zwei Änderungswünsche, und am Ende stehen 110 Stunden in der Zeiterfassung. Die Rechnung geht raus, der Kunde zahlt pünktlich, alle sind zufrieden.

Hast du an diesem Projekt verdient? Die ehrliche Antwort lautet: Das weißt du nicht, solange du nur den Stundensatz kennst. In diesem Artikel rechnen wir es einmal durch, ich zeige dir, woher der Kostensatz kommt, den du dafür brauchst, und wo selbst gute Controlling-Zahlen an ihre Grenze stoßen.

Drei Zahlen, die oft in einen Topf geworfen werden

Wenn Berater von "dem Stundensatz" sprechen, meinen sie meistens eine von drei verschiedenen Zahlen.

Der Verrechnungssatz ist das, was der Kunde pro Stunde zahlt, zum Beispiel 120 Euro. Der Kostensatz ist das, was dich eine Arbeitsstunde intern kostet: Gehalt, Nebenkosten, Büro, Software, anteilige Verwaltung. Und der effektive Stundensatz ist der Auftragswert geteilt durch die tatsächlich geleisteten Stunden. Er gilt im Projektcontrolling als besonders aussagekräftig, weil er die Wirklichkeit gegen die Planung stellt (so beschreibt es auch Papierkram).

Ein Marge-Bericht braucht alle drei. Fehlt der Kostensatz, siehst du nur Umsatz. Fehlt der effektive Satz, glaubst du dem Angebot statt der Stoppuhr.

Das Rechenbeispiel

Die Zahlen unten sind angenommen und keine Kundenwerte. Sie sollen den Mechanismus zeigen.

| | Plan | Ist | |---|---|---| | Festpreis | 9.600 € | 9.600 € | | Stunden | 80 | 110 | | Stundensatz (Preis durch Stunden) | 120,00 € | 87,27 € | | Kostensatz | 65 € | 65 € | | Kosten | 5.200 € | 7.150 € | | Ergebnis | 4.400 € | 2.450 € | | Marge | 45,8 % | 25,5 % |

Die Marge ist Umsatz minus Kosten, geteilt durch den Umsatz. Aus 45,8 Prozent im Plan wird ein Viertel. Das Projekt war nicht defizitär, aber du hast fast die Hälfte der geplanten Marge verschenkt, und niemand hat es gemerkt, weil auf der Rechnung 9.600 Euro stehen.

Der Fehler im Alltag ist selten ein einzelnes Projekt. Er wiederholt sich: Wer jedes Festpreisprojekt mit 30 Prozent Mehraufwand abschließt, hat keinen schlechten Monat, sondern ein falsches Angebotsmodell. Das siehst du erst, wenn Stunden und Kosten pro Projekt nebeneinanderstehen.

Falls du gerade vor der Frage stehst, ob Retainer oder Projektgeschäft besser zu dir passt, hilft dir Retainer vs. Projektgeschäft: Was sich wirklich lohnt. Die Marge rechnest du in beiden Fällen gleich.

Woher kommt der Kostensatz?

Das ist die Zahl, die in den meisten Firmen fehlt oder geschätzt wird. Zwei Wege führen zu einer brauchbaren Zahl.

Der Weg über das Ziel: Du legst fest, wie viel Marge ein Projekt haben soll, und rechnest daraus den Preis. Harvest beschreibt es so: abrechenbarer Satz gleich Kostensatz geteilt durch Eins minus Zielmarge (Harvest zur Kostenberechnung). Bei 65 Euro Kostensatz und 50 Prozent Zielmarge landest du bei 130 Euro pro Stunde. Auf dem Papier sieht das einfach aus, es steht und fällt aber mit dem Kostensatz.

Der Weg über die Bücher: Gesamtkosten des Jahres geteilt durch die wirklich produktiven Stunden. Das Wort "produktiv" trägt die ganze Rechnung. Eine Vollzeitkraft hat keine 2.080 Stunden im Jahr, die du abrechnen kannst, sondern deutlich weniger nach Urlaub, Krankheit, Feiertagen, Verwaltung und Wartezeit. Ein Rechenmodell dazu findest du im TROI-Lexikon zur Stundensatzberechnung.

Mein Rat, den ich auch einer Agentur gegeben habe: Lass den internen Kostenverrechnungssatz über deinen Steuerberater aus der BWA ermitteln, statt ihn zu schätzen. Und wenn du es genau wissen willst, lass zu einem Stichtag alle Zeit erfassen, auch die Geschäftsführung. Viele Chefs tragen kaum Stunden ein. Dann fehlt genau die Arbeit im Nenner, die am meisten kostet.

Was SMARTnetyx AI dazu heute kann

SMARTnetyx AI ist die Software, die ich selbst entwickle. Seit Anfang Oktober gibt es dort ein Controlling als Testfunktion. Das heißt: Du schaltest es in den Einstellungen ein, es hat eine eigene Berechtigung, und es ist ausdrücklich als experimentell gekennzeichnet.

Was es schon macht:

• Du hinterlegst interne Kostensätze für Zeiträume, zum Beispiel ab dem 01.01.
• Daraus entstehen in den Projekten die Spalten Kosten und Marge.
• Die Berichte, die früher Zeitberichte hießen, zeigen unter anderem Rentabilität, Kostenentwicklung, Kundenkonzentration und den Weg von den Sollstunden bis zur Rechnung. Wer will, bewertet auch Wartezeit mit Kosten.

Was es noch nicht macht: Der Kostensatz gilt bisher nur für die ganze Organisation. Sätze je Abteilung oder je Person sind der nächste Schritt, aber noch nicht gebaut. Für ein Team mit sehr unterschiedlichen Gehältern ist die Marge deshalb vorerst eine Näherung.

Als ich das Controlling einer Marketing-Agentur per Video gezeigt habe, kam die erste Rückmeldung von der Verwaltung: Die Auswertung über "Berichte" mit freiem Zeitraum für den vergangenen Monat war hilfreich. Gleichzeitig habe ich eine Kennzahl bei den meisten Nutzern ausgeblendet, weil ich eine Abweichung darin noch nicht erklären konnte. Eine Zahl, die falsch aussieht, bringt mehr Schaden als keine.

Die Grenze jeder Marge: Sie ist nur so gut wie die erfassten Stunden

Egal ob Excel, Power BI oder Controlling in einer App: Die Marge rechnet mit den Stunden, die jemand eingetragen hat. Fehlen Stunden, sieht das Projekt besser aus, als es ist. Papierkram betont deshalb, Zeiten und Belege müssten von Beginn an dem richtigen Projekt zugeordnet werden, damit die Rentabilität ehrlich bleibt.

Prüfe deshalb vor jeder Marge-Diskussion zwei Dinge: Tragen alle ein, und tragen sie am gleichen Tag ein? Wenn die Antwort "nein" lautet, verschiebe die Marge-Auswertung und fang bei der Zeiterfassung an. Wie du das ohne Excel hinbekommst, steht in Digitale Zeiterfassung: Gesetzeskonform ohne Stechuhr.

Wer es lieber auf Datenbasis mit Power BI bauen möchte, findet ein ausgearbeitetes Beispiel in PV-Projektcontrolling: 281 Projekte in einem Dashboard.

Ausprobieren

Wenn du Marge je Projekt in der Software sehen willst, in der deine Zeiten ohnehin liegen, kannst du SMARTnetyx AI 14 Tage kostenlos testen, ohne Kreditkarte: SMARTnetyx AI ansehen.